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Die Basis für das interne und externe Rechnungswesen sowie für die Beschaffung

Externes Rechnungswesen

  • Finanzwesen (FI)

    Die Komponente Finanzwesen im SAP-System erfüllt alle (nationalen und internationalen) finanzbuchhalterischen Anforderungen, die an das externe Rechnungswesen einer Organisation gestellt werden:

    • Vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle zur Rechenschaftslegung und zur Information
    • Integriertes System mit weitgehend automatisierter Fortschreibung
    Das Finanzwesen besteht im Wesentlichen aus der Hauptbuchhaltung sowie mehreren Nebenbüchern (Kreditoren, Debitoren, Bank, Anlagen). Die Nebenbücher werden während der Buchung direkt und in Echtzeit (real time) in der Hauptbuchhaltung auf entsprechenden Abstimmkonten fortgeschrieben.
  • Anlagebuchhaltung (FI-AA)

    Anlagen (Vermögensgegenstände, Wirtschaftsgüter), die längerfristig dem Betrieb der Hochschulen dienen, werden während ihres gesamten Lebenslaufs (von der Bestellung bzw. erstem Zugang) bis zum Abgang in der Anlagenbuchhaltung abgebildet. Die Komponente Anlagenbuchhaltung (FI-AA) des SAP-Systems ermöglicht es, die betriebswirtschaftlichen Vorgänge zum Anlagevermögen in einem eigenen Nebenbuch zu erfassen. Im Rahmen der vielfältigen Integrationsbeziehungen des SAP-Systems werden sowohl Daten von anderen Systemen direkt in die Anlagenbuchhaltung übernommen als auch von der Anlagenbuchhaltung an andere Systemkomponenten weitergegeben.

Internes Rechnungswesen

  • Controlling (CO) und Projektsystem (PS)

    Das Modul CO wird im Rahmen der Hochschulverbundes für die Umsetzung des Fachkonzeptes zur Kosten- und Leistungsrechnung des Landes Baden-Württemberg für die Hochschulen des Landes eingesetzt und dient zusammen mit dem Projektsystem PS zur Strukturierung und Abbildung der für das Berichtswesen notwendigen Attribute der Stammdaten. Hierbei sind die spezifischen Anforderungen an das interne Rechnungswesen der Universitäten berücksichtigt.

    Alle internen und externen Anforderungen an die Kostenrechnung werden mit einem Konzept abgebildet.

    Dabei wird im Verbundsystem die klassische Dreiteilung von  Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung eingesetzt. Die Produkte (Kostenträger) sind landesweit im KLR-Fachkonzept festgelegt und innerhalb der Produktbereiche „Lehre“, „Forschung“ und „Sonstige Dienstleistungen“ weiter ausdifferenziert.
  • Haushaltsmanagement (PSM)

    Unter dem Begriff Haushaltsmanagement (PSM-FM, engl. Public Sector Management) werden alle Funktionen im Rechnungswesen verstanden, die mit der Vergabe und Überwachung von Budgets zu tun haben. Der Begriff des Budgets beinhaltet gleichzeitig auch eine Orientierung an Einnahmen und Ausgaben.

    Das Haushaltsmanagement wird auch bei Wegfall des kameralistischen Rechnungswesens in Zukunft für Hochschulen und Forschungseinrichtungen relevant sein, da:
    • eine flexible Wirtschaftsführung der Verantwortungsbereiche der Hochschule (Teilinstitute, Zentrale Bereiche etc.) auch über Haushaltsjahre hinweg mittels Budgets erfolgen wird;
    • unter Umständen noch spezifische Teilhaushalte bestehen bleiben, die separat vom Haushalt zu verwalten sind (z.B. die Verwaltung von Mitteln, die der Hochschule oder Forschungseinrichtung aus anderen Einzelplänen/Kapiteln zweckgebunden übertragen werden);
    • einige Drittmittel weiterhin nach kameralen Regeln bewirtschaftet werden bzw. entsprechende Berichte (Verwendungsnachweise) zu erstellen sind;
    • Berichtsanforderungen, die auch weiterhin nach den kameralistischen Gesichtspunkten (z.B. Ein- und Auszahlungen) zu erstellen sind;
    • die Notwendigkeit zur Abbildung des Wirtschaftsplans die Verwaltung und Überwachung von Budgets notwendig macht.
  • Fördermittelmanagement (GM)

    Das Fördermittelmanagement (GM, engl. Grants Managemant) ist eine Anwendung, die sowohl die Prozesse der Fördermittelvergabe als auch der Fördermittelverwendung unterstützt.

    Die Fördermittelvergabe ist nicht Bestandteil des SAP ERP Systems der Universitäten Mannheim und Freiburg; daher wird hier nicht näher darauf eingegangen.

    Die Fördermittelverwendung unterstützt den gesamten Prozess – von der Vorbereitung eines Antrags bis zur finalen Berichterstattung an den Drittmittelgeber. Die Planung der Projekte, bzw. die Vorbereitung des Antrages erfolgt bei den Universitäten Mannheim und Freiburg nicht über das SAP ERP System.

    Die Komponente Fördermittelverwendung liefert ein integriertes Werkzeug für folgende Zwecke:
    • Budgetierung, Identifizierung, Erhalt und Erfassung aller Mittel, die empfangene Förderungen betreffen.
    • Budgetierung, Identifizierung, Erhalt, Ausführung und Erfassung der Aufgaben und Aktivitäten für die Verwaltung der Vorhaben und die Förderung der Ziele von Zuwendungsempfängern und Organisationen.
    • Unterscheidung zwischen förderfähigen und nicht förderfähigen Kosten.
    • Erfassung aller zugehörigen Kosten, Einnahmen und erforderlichen statistischen Informationen sowie die entsprechende Berichterstattung.
    • Der Drittmittelnehmer hat für die einzelnen Drittmittel detailliert nachzuweisen für welche Zwecke und in welchen Phasen die Mittel zielgerichtet verwendet wurden und hat den Nachweis über die ordnungsgemäße Verwendung zu führen. Ebenso muss der Projektfortschritt dokumentiert werden.

Berichtswesen

  • Super X

    Im Rahmen des Kompetenzzentrums bwBICC erfolgt der Aufbau und die Verstetigung eines gemeinsamen internen und externen Berichtswesen. Über Super X werden Daten aus den Fachverfahren des Campus-Managementsystems, des Personal- und Finanzwesen sowie des Facility-Managements zusammengeführt und für Auswertungszwecke zur Verfügung gestellt.

Beschaffung

  • Supplier Relationship Management (SRM) und Materialwirtschaft (MM)

    Im Beschaffungsbereich werden die Module SAP-MM und SAP-SRM eingesetzt.

    Der zentralen Beschaffungsabteilung steht mit MM ein vollintegriertes Modul von SAP zur Verfügung, welches den Einkaufsprozess (Bestell-, Wareneingangs- und Rechnungsprozess sowie Lagerwirtschaft) unterstützt.

    Mit der Online-Einkaufsplattform SAP-SRM können durch die dezentralen Einrichtungen Bestellungen - innerhalb der freigegebenen Wertgrenzen - abgewickelt und Beschaffungsanträge digital bei der Beschaffungsabteilung (ins Modul MM) eingereicht werden. Dadurch wird der Beschaffungsprozess teil-automatisiert und beschleunigt sowie für den Besteller/Antragsteller transparent.